Ständig hektisch durch den Arbeitstag zu hetzen, fühlt sich oft wie ein Balanceakt an – zu viele Aufgaben, zu wenig Zeit und ständig das Gefühl, hinterher zu hinken. Doch was wäre, wenn du lernen könntest, effizienter zu arbeiten und dabei Stress zu reduzieren? In diesem Artikel teile ich mit dir einige bewährte Strategien, wie du deine Arbeitseffizienz steigern kannst.
Inhalt
Was bedeutet es, effizient zu arbeiten?
Effizient zu arbeiten bedeutet, deine Aufgaben mit möglichst geringem Aufwand und der größtmöglichen Wirkung zu erledigen. Dabei geht es nicht nur darum, schneller zu arbeiten, sondern auch smarter: Weniger Energie verschwenden, den Fokus auf das Wesentliche legen und Ablenkungen vermeiden. Die Effizienz zu steigern bedeutet also, deine Arbeit so zu organisieren und zu gestalten, dass du deine Ziele in kürzerer Zeit und mit weniger Stress erreichst.
Der Vorteil? Du hast mehr Zeit für andere wichtige Dinge, deine Arbeit macht mehr Spaß und du reduzierst das Gefühl von Überforderung.
Tipps für effizientes Arbeiten – so geht’s
Kleine Veränderungen in deiner Arbeitsweise sind notwendig, um effizienter zu arbeiten und die Produktivität zu steigern. Hier sind einige effektive Methoden, die du direkt in deinem Arbeitsalltag ausprobieren kannst:
1. Zeitmanagement – Plane deinen Tag
Eine klare Struktur ist das A und O für effizientes Arbeiten. Plane deinen Tag am besten im Voraus, z. B. schon am Vortag, setze Prioritäten und teile deine Aufgaben in überschaubare Steps ein. Das hilft dir, den Überblick zu behalten und nicht in der Flut von Aufgaben zu versinken.
Wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie du stressfrei durch deinen Arbeitstag kommst, lies auch meinen Artikel über Tipps gegen Stress am Arbeitsplatz.
2. Delegieren und Teamarbeit
Effizient arbeiten heißt auch, zu wissen, wann man Aufgaben abgeben sollte. Delegiere Aufgaben, die du nicht selbst erledigen musst, an andere. Teamarbeit fördert nicht nur die Effizienz eines jeden einzelnen, sondern sorgt auch für eine entspanntere Arbeitsatmosphäre.
Delegieren fällt dir schwer? In meinem Artikel über die 5 inneren Antreiber gehe ich darauf ein, wieso du handelst, wie du es aktuell tust, wie du deine eigenen Ansprüche hinterfragst und mit mehr Erkenntnis die Kontrolle über deinen Arbeitsalltag zurückgewinnen kannst.
3. Pausen einplanen – Nutze Spaziergänge als Mini-Urlaub
Auch wenn es sich häufig nicht so anfühlt: Der Arbeitstag ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Pausen sind wichtig, um die Konzentration aufrechtzuerhalten und die Arbeit effizienter zu erledigen. Ein effizienter Arbeitsalltag bedeutet auch, regelmäßige Unterbrechungen einzuplanen, um den Kopf frei zu bekommen und so den Fokus zu stärken.
Ein Einblick in meine persönlichen Erfahrungen:
In den letzten Monaten, die sehr arbeitsintensiv und stressig waren, habe ich eine einfache, aber sehr effektive Methode für mich genutzt: regelmäßige Spaziergänge mit meinem Hund. Trotz des hohen Arbeitsaufkommens muss der Hund raus, und diese Zeit ist für mich mehr als nur eine Notwendigkeit – sie wird zu einer wertvollen Auszeit. Ich versuche, diese Spaziergänge bewusst zu nutzen: morgens, mittags und zum Feierabend. Während des Spaziergangs bin ich nicht am Handy, sondern im Hier und Jetzt. Es ist wie ein Mini-Urlaub, der mir hilft, den Kopf frei zu bekommen und danach viel fokussierter zu arbeiten. Natürlich hat nicht jeder einen Hund und der ist für diese Übung auch nicht notwendig, probiere trotzdem dir regelmäßig kleine Auszeiten an der frischen Luft zu nehmen, in denen du nicht die ganze Zeit erreichbar bist.
Wenn du viel zu tun hast und das Gefühl hast, ständig unter Strom zu stehen, kann es sehr hilfreich sein, solche bewussten Pausen einzuplanen. Sollte es dir schwer fallen während der Arbeitszeit abzuschalten, versuche zumindest zum Feierabend den Kopf frei zu bekommen. Mehr Tipps zum Thema gibt’s hier: Abschalten nach der Arbeit.
4. Produktivitätstechniken – Brain Dump und Fokuszeiten
Neben Pausen gibt es auch produktivitätssteigernde Techniken, die dir helfen, effizienter zu arbeiten. Eine solche Technik kann ein Brain Dump sein. Bei einem Brain Dump schreibst du alles auf, was dir aktuell im Kopf herumschwirrt: Aufgaben, Gedanken, Ideen, Gefühle – alles, was deine Konzentration und deinen Fokus beeinträchtigt. Das hilft dir, den Kopf freizubekommen und wieder fokussierter zu arbeiten. Wenn du regelmäßig einen Brain Dump machst, kannst du deine Gedanken ordnen und so deine Produktivität erheblich steigern.
5. Nutze digitale Tools
Digitale Tools können deine Arbeit enorm erleichtern. Tools wie Trello, Asana oder Slack helfen dir, Aufgaben zu organisieren und die Kommunikation zu verbessern. So kannst du schneller und gezielter arbeiten.
6. Routinen etablieren
Routinen sorgen für eine Struktur in deinem Arbeitsalltag. Sei es die Erstellung deiner morgendlichen To-Do-Liste, feste Blocker für Fokuszeiten in deinem Kalender oder bestimmte Aufgaben, die du immer als erstes erledigst. Wenn du bestimmte Dinge zu festen Zeiten erledigst, gewinnst du eine Routine und kannst diese schneller und besser bearbeiten.
7. Arbeitsumgebungen optimieren
Auch dein Arbeitsplatz sollte dir ein Umfeld liefern, das auf Effizienz ausgerichtet ist. Sorge dafür, dass du eine ruhige, gut organisierte Umgebung hast, die wenig bis keine Ablenkungen bietet. Zusätzlich kann eine ergonomische Einrichtung deine Produktivität und dein Wohlbefinden steigern.
8. Kommunikation verbessern
Achte darauf, dass du deine Aufgaben klar formulierst, wenn du sie delegierst und schnell Feedback einholst, um Missverständnisse zu vermeiden. Auch dies hilft dir effizienter zu arbeiten.
9. Schwierige Aufgaben zuerst erledigen
Lerne deine Aufgaben regelmäßig zu priorisieren. Dafür kannst du sehr gut die Eisenhower-Matrix nutzen, um deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen. Beginne dann deinen Tag, wenn du noch frisch im Kopf und konzentriert bist, mit den wichtigsten und dringendsten Aufgaben. Die weniger wichtigen, erledigst du erst danach oder delegierst sie.
10. Unnötige Aufgaben aussortieren
Vermeide Zeitfresser. Miste deinen Arbeitstag aus, indem du unnötige Aufgaben identifizierst und schließlich eliminierst. Um am Tag keine Zeit zu verlieren oder dich mit nicht wichtigen Dingen zu beschäftigen, ist es wichtig, dass du versuchst dich auf das Wesentliche zu fokussieren.
11. Perfektionismus loslassen
Der Drang nach Perfektion kann kontraproduktiv sein. Die 80/20-Regel besagt, dass 80 % des Ergebnisses mit nur 20 % des Aufwands erreicht werden können. Erkenne, wann „gut genug“ ausreicht, und vermeide es, zu viel Zeit mit unwichtigen Details zu verbringen.
12. Multitasking vermeiden
Multitasking kann deine Effizienz verringern, da dein Fokus ständig von einer Aufgabe zur anderen springt. Arbeite lieber an einer Sache zur Zeit und gehe erst danach zur nächsten über. Um zu entscheiden, womit du beginnst, helfen wir die vorherigen Tipps 1, 9 und 11 besonders.
13. Fokuszeiten und Blocker einrichten
Manchmal hilft es, sich klare Zeitblöcke zu setzen, in denen du dich ausschließlich auf eine Aufgabe konzentrierst. Wenn du ständig von Slack-Nachrichten oder E-Mails abgelenkt wirst, kann es sinnvoll sein, Zeiten zu definieren, in denen du nicht erreichbar bist. Diese Fokuszeiten helfen dir, konzentriert und effizient zu arbeiten.
14. Klare Agenda für ein Meeting
Effiziente Meetings beginnen mit einer klaren Agenda. Wenn du regelmäßig an Meetings teilnimmst, ohne dass diese eine klare Struktur haben, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten und fokussiert zu bleiben. Meetings ohne klare Ziele neigen dazu, sich in endlosen Diskussionen zu verlieren, was Zeit und Energie raubt. Deshalb frage ich immer nach einer Agenda oder erstelle selbst eine. Diese Vorgehensweise sorgt dafür, dass das Meeting fokussiert bleibt und du mit klaren Ergebnissen herausgehst.
Der Stress-Test: Finde heraus, wie du deinen Stress im Griff behältst
Wie gehst du mit Stress in deinem Arbeitsalltag um? Mach den Stress-Test, um herauszufinden, welcher Stress-Typ du bist und wie du deine Arbeitsweise noch effektiver gestalten kannst. Du wirst überrascht sein, wie sehr es hilft, mehr über deinen persönlichen Umgang mit Stress zu erfahren.
Effizienz vs. Effektivität: Der Unterschied
Falls du dich beim Lesen gefragt hast, was nochmal der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität war, gibt’s hier die Erklärung:
Effizienz bedeutet, eine Aufgabe mit minimalem Aufwand zu erledigen, während Effektivität darauf abzielt, das richtige Ziel zu erreichen. Es geht also darum, nicht nur schnell zu arbeiten, sondern auch sicherzustellen, dass du die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit erledigst.
Dein Weg zu weniger Stress und mehr Effizienz
Wenn du das Gefühl hast, dass du trotz aller Strategien noch nicht die Balance findest, dann könnte mein Stress Coaching der nächste Schritt für dich sein. In einer oder mehrerer 1:1-Coaching-Sitzungen schauen wir uns individuell an, wie du deine Arbeitsweise verbessern, deine Effizienz steigern und gleichzeitig Stress abbauen kannst.
Fazit: Effizienter Arbeiten für Weniger Stress
Effizient arbeiten bedeutet nicht, mehr zu tun, sondern weniger Stress zu haben und die Aufgaben mit der richtigen Planung und Vorgehensweise anzugehen. Wenn du deine Arbeitseffizienz steigern kannst, wirst du feststellen, dass du den Tag nicht nur produktiver, sondern auch entspannter bewältigst.